Arbeidskontrakt: Krav til skriftlig arbeidsavtale

En skriftlig arbeidsavtale er ikke en formalitet som kan vente til det blir ro i hverdagen. Den er dokumentasjonen på hva du og den ansatte faktisk er blitt enige om, og den er lovpålagt for alle som ansettes, enten stillingen er fast, midlertidig, på deltid eller kortvarig. Mangler eller uklarheter i avtalen er en av de vanligste kildene til konflikter om lønn, arbeidstid og oppsigelse. Denne guiden går gjennom hva som kreves, når avtalen må være på plass, og hvordan du holder den oppdatert.

Kort forklart

• Alle arbeidstakere skal ha skriftlig arbeidsavtale, også deltidsansatte, vikarer og kortvarige ansatte.
• Arbeidsgiveren har ansvar for å utarbeide avtalen.
• Varer arbeidsforholdet mer enn en måned, skal avtalen foreligge snarest og senest sju dager etter at arbeidet starter. Ved kortere arbeidsforhold og ved utleie skal den foreligge samme dag som arbeidet starter.
• Avtalen kan ikke gi den ansatte dårligere vilkår enn det ufravikelige lovkrav tillater.
• Endringer i vilkårene skal inn i avtalen senest når endringen trer i kraft.

Hvem omfattes av kravet?

Kravet gjelder alle arbeidstakere. Det spiller ingen rolle om den ansatte jobber 100 prosent eller noen få timer i uken, om ansettelsen er fast eller midlertidig, eller om arbeidsforholdet er ment å vare i flere år eller bare en sesong. Det samme gjelder helgejobber, ekstrahjelp og vikarer. Har du en person som utfører arbeid for deg under ledelse og kontroll, er utgangspunktet at personen er arbeidstaker og skal ha skriftlig avtale.

Det er arbeidsgiveren som har ansvaret for å utarbeide avtalen. Det hjelper derfor ikke å vise til at den ansatte aldri etterlyste den. Er du usikker på om en person er arbeidstaker eller selvstendig oppdragstaker, bør du avklare det med en advokat eller Arbeidstilsynet før arbeidet starter, ikke etterpå.

Når må avtalen være klar?

Tidspunktet avhenger av hvor lenge arbeidsforholdet skal vare:

• Mer enn en måned: Avtalen skal foreligge snarest mulig og senest sju dager etter at arbeidet starter.
• Inntil en måned: Avtalen skal foreligge samme dag som arbeidet starter.
• Utleie fra bemanningsforetak: Avtalen skal også her foreligge samme dag som arbeidet starter.

I praksis er det best å la avtalen være signert før første arbeidsdag. Da unngår du både fristproblemer og situasjoner der den ansatte allerede har begynt å jobbe uten at noen har avklart lønn og arbeidstid.

Hva skal avtalen inneholde?

Loven lister opp en rekke minstekrav til innholdet. De viktigste punktene er:

• Partenes identitet, altså arbeidsgiverens og arbeidstakerens navn og adresse.
• Arbeidsstedet, eller en beskrivelse av at arbeidet utføres på flere steder.
• Tittel, stilling eller en beskrivelse av arbeidet.
• Startdato.
• Stillingsform, altså om ansettelsen er fast eller midlertidig.
• Ved midlertidig ansettelse: forventet varighet og hjemmelen (det lovlige grunnlaget) for å ansette midlertidig.
• Eventuell prøvetid.
• Avtalt arbeidstid, inkludert daglig og ukentlig arbeidstid.
• Lønn og eventuelle tillegg, hvordan de beregnes, og når lønnen utbetales.
• Feriedager og feriepenger.
• Oppsigelsesfrister.
• Pensjon og andre ytelser, for eksempel forsikringer.
• Henvisning til eventuell tariffavtale.

Det er også en fordel å ta med hvem den ansatte rapporterer til, om det finnes personalhåndbok eller interne retningslinjer, og hvordan sykefravær skal meldes. Slikt er ikke alltid lovpålagt i selve avtalen, men det gjør hverdagen enklere for begge parter. Den nøyaktige listen over lovkrav finner du hos Arbeidstilsynet og i arbeidsmiljøloven, og det er den du bør sjekke mot når du lager eller oppdaterer malen din.

Midlertidige ansettelser

Midlertidig ansettelse krever at du kan vise til et lovlig grunnlag, og dette grunnlaget skal stå i avtalen. Typiske eksempler er vikariat, arbeid av midlertidig karakter eller sesongarbeid. Skriv konkret hva som er grunnlaget og hvor lenge ansettelsen forventes å vare, for eksempel hvem som er vikarisert for, eller hvilket prosjekt det gjelder. En vag formulering som «midlertidig behov» er en dårlig beskyttelse hvis den ansatte senere hevder at stillingen egentlig er fast. Om grunnlaget faktisk er lovlig, kan være et vanskelig spørsmål, og da bør du rådføre deg med en advokat.

Varierende arbeidstid og deltid

Når arbeidstiden varierer fra uke til uke, må avtalen likevel gjøre det mulig for den ansatte å forstå når arbeidet skal utføres. Det betyr normalt at avtalen beskriver hvordan arbeidsplaner lages, hvor langt i forveien de utarbeides, og hvordan endringer i vaktene varsles og kompenseres. Bruk av rene «tilkallingsavtaler» uten noen forutsigbarhet er en risikosone. Spørsmål om hva som er lovlig, avgjøres av arbeidsmiljøloven, og du bør få avklart tvilstilfeller med advokat eller arbeidsgiverorganisasjon.

For deltidsansatte er det viktig å angi stillingsprosent eller antall timer, siden dette påvirker alt fra lønn til feriepenger og pensjonsopptjening. Skriver du bare «deltid», er avtalen for uklar.

Hjemmekontor og arbeid i utlandet

Hjemmekontor er ikke automatisk dekket av en standard arbeidsavtale. Mange arbeidsgivere lager en egen skriftlig tilleggsavtale som beskriver:

• hvilke dager eller hvor stor andel som kan utføres hjemmefra
• hvem som eier og dekker utstyr
• regler for informasjonssikkerhet og personvern
• hvordan arbeidsmiljø og ergonomi følges opp

Arbeid i utlandet, selv i perioder, kan utløse egne krav til avtalens innhold, og kan få konsekvenser for skatt, trygd og forsikring. Her bør du undersøke reglene hos Skatteetaten, NAV og eventuelt en advokat eller regnskapsfører før den ansatte reiser.

Når vilkårene endres

En arbeidsavtale er ikke statisk. Endres stillingsprosent, tittel, oppgaver, lønn eller andre forhold som skal stå i avtalen, skal endringen skriftlig inn i avtalen senest når den trer i kraft. Det kan gjøres som en ny avtale, et tillegg eller en revidert versjon, så lenge begge parter kan dokumentere hva som gjelder fra hvilken dato. Er endringen i strid med den ansattes rettigheter, kan den ikke gjennomføres ensidig uten videre. Da må du eventuelt gå veien om avtalt endring eller de reglene som gjelder for endring og oppsigelse.

Oppbevar alle versjoner, med signaturer og datoer, trygt og samlet. Et strukturert arkiv hjelper deg når det oppstår tvist om hva som egentlig ble avtalt, eller når en ansatt ber om dokumentasjon for lån, leie av bolig eller refusjoner.

Et eksempel: kafé med mange deltidsansatte

Dette er et fiktivt eksempel. En kafé ansetter fem personer i små stillinger høsten før sesongen. Eieren sender en felles e-post med oppstartsdato og timelønn, men lager ikke individuelle avtaler. Tre måneder senere oppstår uenighet om en av de ansatte hadde rett til å få utbetalt et kvelds- og helgetillegg. Siden avtalen aldri ble skrevet, finnes det verken dokumentasjon på hva som var avtalt om tillegg eller om stillingsprosenten var 40 eller 50 prosent.

Hadde eieren i stedet brukt en enkel mal med navn, stillingsprosent, timelønn, tilleggsregler, prøvetid og oppsigelsesfrist, og fått signaturer før første vakt, hadde spørsmålet i stor grad vært avklart. Fem korte avtaler hadde spart eieren for tid, stress og et potensielt krav fra den ansatte. Eksempelet viser også at det ikke er størrelsen på stillingen som avgjør, men at kravet er likt for alle.

Vanlige feil

• Muntlig avtale. Arbeidsforholdet er gyldig uten papir, men arbeidsgiveren har brutt kravet om skriftlig avtale, og bevissituasjonen blir svak.
• Avtalen kommer for sent. Mange sender avtalen først når den ansatte etterspør den, og dermed etter fristen.
• Kopi av gammel mal. En mal som ikke er oppdatert mot gjeldende regler, kan inneholde klausuler som ikke er lovlige eller mangler obligatoriske punkter.
• Uklar lønn. Det står «etter avtale» eller «markedslønn» uten angivelse av hvordan lønn og tillegg beregnes.
• Midlertidig uten lovlig grunnlag. Midlertidig ansettelse uten konkret hjemmel kan i verste fall regnes som fast ansettelse.
• Endringer bare i e-post eller muntlig. Når stillingsprosent eller lønn endres uten at avtalen oppdateres, er det vanskelig å vite hva som gjelder.
• Vilkår som er dårligere enn loven. Et vilkår i avtalen som strider mot ufravikelige lovkrav, gjelder ikke, selv om begge har signert.
• Ingen systematisk lagring. Signerte avtaler ligger spredt i e-poster og på private enheter.

Sjekkliste

• Har alle ansatte, også deltid og vikarer, en skriftlig avtale?
• Foreligger avtalen innen fristen: samme dag ved kort arbeidsforhold og utleie, ellers senest sju dager etter oppstart?
• Er partene, arbeidssted, tittel, startdato og stillingsform angitt?
• Er lønn, tillegg, utbetalingstidspunkt, ferie og pensjon beskrevet?
• Er prøvetid og oppsigelsesfrister oppgitt, og er de lovlige?
• Ved midlertidig ansettelse: er hjemmel og forventet varighet angitt konkret?
• Er varierende arbeidstid og vaktendringer regulert på en forutsigbar måte?
• Er det laget tilleggsavtale for hjemmekontor eller arbeid i utlandet der det er aktuelt?
• Er alle endringer skriftlig dokumentert senest ved ikrafttredelse?
• Er signerte avtaler og tidligere versjoner lagret trygt?
• Er malen kontrollert mot gjeldende regler hos Arbeidstilsynet?

Gjeldende krav finner du hos Arbeidstilsynet og i arbeidsmiljøloven på Lovdata. Er du usikker i konkrete saker, bør du kontakte en advokat eller en arbeidsgiverorganisasjon. Avtalemaler gir ikke juridisk rådgivning som passer for alle situasjoner.

Se også

Når du ansetter, får du flere økonomiske forpliktelser å ta hensyn til. Les mer om arbeidsgiveravgift, hvordan du regner årsverk og hvordan sykepenger og arbeidsgiverperioden fungerer.

Slik bruker du Proffi

• Sjekk arbeidsgiveren før du signerer. Er du den som skal ansettes, kan du slå opp selskapet på selskapssiden for å se roller, regnskap og nøkkeltall, samt om selskapet har konkurs- eller avviklingsstatus.
• Vurder samarbeidspartnere. Skal du bruke bemanningsforetak eller innleid arbeidskraft, kan du se på regnskapet og rollene i selskapet, og bruke sammenligning for å se flere leverandører ved siden av hverandre.
• Følg med på selskaper du er avhengig av. Med overvåking kan du få beskjed om endringer hos arbeidsgiver, leverandører eller kunder.
• Finn oppdrag og anbud. Driver du virksomhet som leverer tjenester til det offentlige, finner du aktuelle muligheter under anbud og oppdrag.

Proffi gir ikke juridisk rådgivning og har ingen kontraktsmal. Til selve avtaleinnholdet bør du bruke Arbeidstilsynets veiledning og, ved behov, en advokat.