MVA-terminer: Frister for MVA-meldingen

For de fleste norske virksomheter er MVA-meldingen en tilbakevendende oppgave som må sitte i ryggraden. Leveres den for sent, eller betales avgiften for sent, kan det få økonomiske konsekvenser. Samtidig er systemet enkelt når du først forstår hvordan terminene henger sammen: Du rapporterer for en bestemt periode, og så har du en frist for å levere og betale. Denne guiden går gjennom hva en MVA-termin er, hva som rapporteres, hvilke ordninger som finnes, og hvordan du holder orden gjennom året.

Kort forklart

• En MVA-termin er perioden du rapporterer merverdiavgift for.
• De fleste virksomheter har seks tomånedersterminer i året. Noen har årstermin eller særordninger.
• MVA-meldingen viser utgående avgift på salg og fradragsberettiget inngående avgift på kjøp. Differansen betales eller kommer til gode.
• Du må som hovedregel levere melding også når det ikke har vært omsetning.
• Gjeldende frister finner du alltid hos Skatteetaten, ikke i en gammel kalender.

Hva er en MVA-termin?

En MVA-termin er den perioden en MVA-registrert virksomhet rapporterer merverdiavgift for. I stedet for å gjøre opp avgiften for hver enkelt handel, samles alt som har skjedd i perioden i én melding. Den leveres elektronisk, og avgiftsbeløpet skal betales innen fristen for terminen.

Terminene gjør det mulig for både virksomheten og staten å forholde seg til faste rytmer. For deg som driver virksomhet betyr det at du kan planlegge likviditeten: Merverdiavgift du har innkrevd fra kundene er ikke din inntekt. Den skal videre til staten, og pengene må være tilgjengelige når fristen kommer.

Ordinære terminer

Kalenderåret deles vanligvis inn i seks tomånedersterminer. Hver termin har en egen frist for levering og betaling. Fristene påvirkes av helger og helligdager, og enkelte terminer har egne datoer. Av den grunn er det lite lurt å lære seg fristene utenat eller bruke en eldre artikkel som eneste kalender.

Gjeldende frister publiseres av Skatteetaten. I tillegg viser virksomhetens innloggede oversikt hvilke forpliktelser som faktisk gjelder for akkurat din virksomhet. Det er den siste kilden som er avgjørende, siden den bygger på hvilken terminordning du er registrert med.

I praksis kan det være lurt å legge fristene inn i en delt kalender hos regnskapsfører, daglig leder og eventuelt økonomiansvarlig, med en intern påminnelse noen dager før. Da rekker dere å kontrollere tall og bilag uten å jobbe under tidspress.

Hva rapporteres i MVA-meldingen?

MVA-meldingen oppsummerer to hovedstørrelser:

• Utgående merverdiavgift på salg du har hatt i terminen.
• Fradragsberettiget inngående merverdiavgift på kjøp du har gjort i terminen.

Differansen mellom disse to bestemmer utfallet. Er utgående avgift høyere enn inngående, skal du betale mellomlegget. Er det omvendt, kan virksomheten ha et beløp til gode. Det er vanlig for virksomheter med store investeringer eller kostnader i en periode med lite salg.

Noe er aldri bare et tall i en melding. Grunnlaget må kunne dokumenteres gjennom regnskap og bilag. Det betyr at salgsdokumenter, innkjøpsfakturaer og kvitteringer må være ført riktig og kunne spores til tallene i meldingen. Ikke alle kjøp gir full rett til fradrag, og hvilke som gjør det, avhenger av reglene og virksomhetens aktivitet. Er du i tvil, bør du spørre regnskapsfører eller sjekke Skatteetatens veiledning.

Andre rapporteringsordninger

Tomånedersterminer er hovedregelen, men det finnes unntak.

Årstermin. Små virksomheter kan på visse vilkår søke om å rapportere en gang i året. Det kan redusere administrasjonen, men innebærer at du må sette av penger til én større betaling og at feil oppdages senere. Vilkårene fastsettes av myndighetene og kan endres, så sjekk gjeldende regler hos Skatteetaten.

Særregler for enkelte bransjer. Primærnæringene og enkelte andre bransjer har egne regler for rapportering. Hvis du driver innenfor et slikt område, bør du lese veiledningen for akkurat din bransje.

Endring av terminordning. Du kan ikke velge ordning fritt. En endring forutsetter at vilkårene er oppfylt og at du følger fremgangsmåten myndighetene har fastsatt. Be gjerne regnskapsfører om hjelp før du søker.

Et regneeksempel (fiktive tall)

Tenk deg en liten konsulentvirksomhet, "Eksempel Rådgivning AS". Tallene under er konstruerte, og avgiftssatsen er ikke brukt eksplisitt. Vi tar utgangspunkt i ferdige avgiftsbeløp for å vise prinsippet.

I en termin har virksomheten:

• utgående merverdiavgift på salg: 60 000 kroner
• fradragsberettiget inngående merverdiavgift på kjøp: 22 000 kroner

Differansen er 60 000 minus 22 000, altså 38 000 kroner som skal betales til staten innen fristen for terminen.

I neste termin kjøper virksomheten mye utstyr og har lite salg:

• utgående merverdiavgift: 8 000 kroner
• fradragsberettiget inngående merverdiavgift: 31 000 kroner

Her er inngående avgift høyere enn utgående, og virksomheten har 23 000 kroner til gode. Eksempelet viser hvorfor man ikke kan regne med at hver termin ender i en utbetaling til staten, og hvorfor likviditetsplanlegging er viktig: Terminen med 38 000 kroner til betaling kommer ofte i en periode der pengene allerede er brukt opp, hvis man ikke har satt dem til side.

Betaling og levering: hva sier fristen?

Innlevering og betaling følger normalt samme terminfrist. Likevel er det smart å bekrefte gjeldende forpliktelse hos Skatteetaten, særlig hvis du har en spesiell ordning, har nylig byttet regnskapsfører eller har endret terminordning. Husk at å levere meldingen ikke er det samme som å ha betalt. Begge deler må være gjort innen fristen.

Skulle noe gå galt, er det bedre å ta kontakt tidlig enn å la det ligge. Skatteetaten har informasjon om hva som gjelder ved forsinkelser, og regnskapsføreren din kan hjelpe deg videre.

Må man levere når det ikke har vært omsetning?

Registrerte virksomheter må som hovedregel levere MVA-melding også når det ikke har vært omsetning i terminen. Meldingen kan da være en nullmelding, men den må likevel leveres. Det er en vanlig feil blant nyetablerte og sesongbaserte virksomheter å tro at ingen aktivitet betyr ingen plikt. Plikten følger av at virksomheten er registrert i Merverdiavgiftsregisteret, ikke av om det har vært salg.

Vanlige feil

• Å bruke en gammel kalender. Frister kan flytte seg på grunn av helger og helligdager. Sjekk alltid oppdatert informasjon hos Skatteetaten.
• Å levere uten å betale. Levering og betaling er to separate handlinger som begge må være gjort innen fristen.
• Å tro at nullterminer kan hoppes over. Registrerte virksomheter skal som hovedregel levere selv uten omsetning.
• Å bruke innkrevd avgift som driftskapital. Pengene tilhører ikke virksomheten og må være tilgjengelige når fristen kommer.
• Mangelfull dokumentasjon. Tallene i meldingen må kunne spores til regnskap og bilag.
• Å endre terminordning uten å ha vilkårene i orden. Endring forutsetter at kravene er oppfylt.
• Å la en person alene ha oversikten. Hvis kun én person kjenner fristene, blir virksomheten sårbar ved sykdom eller utskifting.

Sjekkliste

• Kontroller hvilken terminordning virksomheten er registrert med.
• Legg gjeldende frister inn i en felles kalender, hentet fra Skatteetaten.
• Sett av midler til betaling i løpet av terminen, ikke først når fristen nærmer seg.
• Avstem bilag og bokføring før MVA-meldingen leveres.
• Gå gjennom hva som er fradragsberettiget, og rådfør deg med regnskapsfører ved tvil.
• Lever meldingen også når det ikke har vært omsetning.
• Bekreft at både levering og betaling er gjennomført innen fristen.
• Dokumenter hvem som har ansvar for oppgaven, og hvem som er reserve.

Slik bruker du Proffi

Proffi er ikke et sted hvor du leverer eller sjekker MVA-meldingen din, og vi viser ikke opplysninger om en virksomhets rapporteringsstatus. Likevel kan plattformen være nyttig i arbeidet rundt MVA og økonomisk oversikt:

• Se selskapsprofilen. Søk opp et selskap via søk for å se grunnleggende opplysninger, blant annet om det er registrert i Merverdiavgiftsregisteret. Det kan være nyttig når du skal kontrollere en leverandør eller kunde.
• Vurder motpartens økonomi. På selskapssiden finner du regnskap og nøkkeltall, som gir et bilde av hvordan virksomheten drives før du inngår en større avtale.
• Sjekk roller og status. Se hvem som har roller i selskapet, og om det finnes opplysninger om konkurs eller avvikling. Det er verdifullt dersom du har utestående fordringer eller vurderer å gi kreditt.
• Sammenlign og følg med. Bruk sammenligning for å stille selskaper opp mot hverandre, og overvåking for å følge med på endringer hos viktige samarbeidspartnere.

For selve MVA-fristene, terminordning og rapportering må du forholde deg til Skatteetaten og Altinn. Regnskapsfører eller revisor kan hjelpe deg med å sette opp en ordning som passer virksomheten.

Kilder: Skatteetaten – Frister for MVA, Altinn – MVA-melding