Offentlige anbud: Slik finner og vurderer du konkurranser

Offentlige virksomheter kjøper varer og tjenester gjennom anskaffelser. For leverandører kan markedet gi langsiktige kunder, men konkurransene krever struktur, dokumentasjon og nøye lesing av kravene.

Norske kunngjøringer finnes blant annet på Doffin, databasen for offentlige anskaffelser. Proffi kan gjøre markedet lettere å følge ved å samle kunngjøringer, klassifisere dem og koble oppdragsgivere og vinnere til bedriftsprofiler.

Start med en tydelig anbudsprofil

Definer hva dere leverer, geografi, kontraktsstørrelse, kapasitet og relevante CPV-koder. Et generelt søk på «IT» eller «rådgivning» gir for mye støy.

Lag varsler basert på:

• produkt og tjeneste
• CPV-koder
• oppdragsgiver
• fylke eller kommune
• estimert verdi
• frist og prosedyre
• rammeavtale eller enkeltanskaffelse

Les konkurransegrunnlaget før dere bestemmer dere

Vurder kvalifikasjonskrav, tildelingskriterier, kontraktsvilkår, frister og dokumentasjonskrav. Skill mellom krav som må oppfylles og kriterier som gir poeng.

Still spørsmål tidlig dersom noe er uklart. Ikke baser tilbudet på antakelser som kunne vært avklart i spørsmål-og-svar-perioden.

En enkel «bid/no-bid»-vurdering

Gi hvert punkt en ærlig vurdering:

1. Oppfyller vi alle obligatoriske krav?
2. Har vi relevant erfaring og dokumentasjon?
3. Kan vi levere med ønsket kapasitet og geografi?
4. Er kontrakten økonomisk attraktiv etter risiko?
5. Har vi tid til et godt tilbud?
6. Forstår vi hvordan tilbudet blir evaluert?

Hvis ett absolutt krav ikke kan oppfylles, er det ofte bedre å avstå eller finne en partner enn å bruke ressurser på et tilbud som blir avvist.

Skriv etter tildelingskriteriene

Lag en kravmatrise med referanse til hvert krav, ansvarlig person, dokumentasjon og plassering i tilbudet. Svar konkret og etterprøvbart. Beskriv hvordan leveransen faktisk skal gjennomføres, ikke bare at dere er «ledende» eller «erfarne».

Lever i god tid

Elektroniske portaler og vedlegg kan skape problemer nær fristen. Ha intern frist, kvalitetssikring og kontroll av signaturer, priser og obligatoriske vedlegg.

Slik kan Proffi bli bedre enn et vanlig anbudssøk

Proffi bør tilby:

• normaliserte anbud fra relevante kilder
• varsler og lagrede søk
• kobling til oppdragsgivers økonomi og organisasjon
• tidligere kunngjøringer og kontraktstildelinger
• konkurrent- og vinneranalyse
• samarbeids- og underleverandørsøk
• pipeline og oppgavefordeling i dashboardet

Kilden, originalkunngjøringen og fristen må alltid være tydelig. Proffi skal ikke endre juridisk bindende tekst.