Viderefakturering og merverdiavgift: Slik unngår du feil

Viderefakturering høres enkelt ut: du har betalt for noe, og nå sender du regningen videre. I praksis er det et av de områdene der virksomheter oftest gjør feil med merverdiavgiften, særlig i konsern, i kontorfellesskap og mellom nærstående selskaper. Feilen oppdages gjerne først ved en kontroll eller revisjon, og da kan den ha gjentatt seg i flere terminer.

I denne guiden går vi gjennom hvordan du skiller viderefakturering fra utlegg, hva som skal til for at det oppstår en ny omsetning, og hva du bør gjøre når fakturaen er stilt til feil selskap.

Kort forklart

• Om det skal beregnes merverdiavgift, avhenger av hva som faktisk er kjøpt og levert, hvem som er avtalepart og hvem som har selgeransvaret. Det avgjørende er ikke om du legger på fortjeneste.
• Kjøper du i eget navn og leverer tjenesten videre, kan det være en ny omsetning med egne krav til salgsdokument og mva-behandling.
• Et reelt utlegg forutsetter at du betaler på vegne av den egentlige kjøperen, og at leverandørens faktura er stilt til ham.
• Er fakturaen stilt til feil selskap, rettes det normalt ikke opp ved intern fakturering. Leverandøren må kreditere og fakturere riktig kjøper.

Hva viderefakturering egentlig er

«Viderefakturering» er ikke et eget begrep i merverdiavgiftsretten. Det er en dagligtale-betegnelse på at én part belaster en annen for en kostnad vedkommende selv har hatt. Bak den ene betegnelsen kan det skjule seg to helt ulike situasjoner:

1. Du har kjøpt noe i eget navn og selger det videre. Da er du selv en del av omsetningskjeden, og det kan foreligge en ny omsetning fra deg til mottakeren.
2. Du har bare lagt ut penger for en annen. Da er det den andre som egentlig er kjøper, og du får refundert det du har betalt.

Hvilken av de to situasjonene du befinner deg i, avgjør hvordan merverdiavgiften skal behandles. Å sende regningen videre uten påslag gir deg ikke automatisk svaret.

Når oppstår det en ny omsetning?

Tenk deg at selskap A inngår avtale med en leverandør i eget navn, får fakturaen stilt til seg, og deretter stiller tjenesten til rådighet for selskap B. I et slikt tilfelle kan det anses å foreligge en ny omsetning fra A til B. Da bør A normalt utstede salgsdokument til B og behandle merverdiavgiften etter reglene som gjelder for den aktuelle omsetningen.

Det er lett å tenke at «vi tjener jo ikke noe på dette, så det er bare en intern fordeling». Det er ikke et holdbart utgangspunkt. At A ikke legger på fortjeneste, løser ikke saken. Spørsmålet er om A har levert en vare eller tjeneste videre, ikke om A har tjent penger på det.

Noen spørsmål kan hjelpe deg å vurdere situasjonen:

• Hvem står som avtalepart overfor leverandøren?
• Hvem er oppgitt som kjøper på leverandørens faktura?
• Hvem bærer risikoen hvis leverandøren leverer dårlig eller ikke leverer?
• Hvem har selgeransvaret overfor den som til slutt bruker tjenesten?

Blir du sittende med flere «meg» enn «dem» i svarene, er det et tegn på at du selv har rollen som selger.

Utlegg er noe annet

Ved et reelt utlegg opptrer betaleren på vegne av den egentlige kjøperen. Leverandørens faktura skal da angi sluttkunden som kjøper, mens en annen part bare betaler utgiften. Refusjonen er ikke automatisk vederlag for en ny omsetning.

Forskjellen ligger i hvem som er kjøper i leverandørens øyne. Hvis fakturaen er stilt til deg, og du kjøper i eget navn, er det vanskelig å kalle det et utlegg for en annen, selv om du alltid hadde tenkt å sende regningen videre. Hvis derimot fakturaen er stilt til sluttkunden, og du bare har lagt ut betalingen praktisk, ligger saken annerledes.

Et kjapt eksempel: En daglig leder betaler en felles leverandørfaktura med firmakortet fordi det er raskest, men fakturaen er stilt til det selskapet som faktisk skal bruke tjenesten. Da er det en betaling på vegne av en annen. Hadde fakturaen i stedet vært stilt til selskapet som betalte, og tjenesten deretter ble brukt av et annet selskap, ville bildet vært et helt annet.

Felles innkjøp og kostnadsfordeling

Mange virksomheter deler kostnader: lokaler, programvarelisenser, rådgivere, markedsføring, vakthold eller administrative tjenester. Når flere virksomheter bruker et felles innkjøp, kan det gjelde særskilte krav til dokumentasjonen. Vurderingen er alltid konkret, og det finnes ingen enkel huskeregel som dekker alle tilfeller.

Følgende forhold kan være relevante:

• Hva avtalene mellom partene sier, både mot leverandøren og internt.
• Hvem som er fakturamottaker.
• Hvordan bruken er fordelt mellom virksomhetene.
• Hvem som bærer prisrisikoen hvis prisen endrer seg.
• Hvem som bærer kredittrisikoen hvis noen ikke betaler.
• Hvem som har ansvar for mangler ved leveransen.

Jo mer av disse momentene som peker mot at den som har kjøpt, selv står som ansvarlig overfor de andre, desto mer taler for at det er en ny omsetning. Har partene derimot bare delt en felles regning slik at hver enkelt reelt er kjøper av sin andel, kan situasjonen være en annen.

Fiktivt eksempel: To selskaper og en felles konsulent

Dette er et konstruert eksempel med oppdiktede tall, og det er ment som illustrasjon, ikke som svar på hva som er riktig i din situasjon.

Forestill deg Nordlys Bygg AS og Nordlys Eiendom AS, som begge eies av samme morselskap. Nordlys Bygg engasjerer en rådgiver i eget navn for 100 000 kroner pluss merverdiavgift, og fakturaen stilles til Nordlys Bygg. Halvparten av arbeidet er i praksis utført for Nordlys Eiendom. Nordlys Bygg sender derfor 50 000 kroner til Nordlys Eiendom, uten påslag, og kaller det «viderefakturering».

Her kan problemene oppstå:

• Nordlys Bygg har kjøpt tjenesten i eget navn, og det kan dermed foreligge en omsetning videre til Nordlys Eiendom.
• Hvis det ikke utstedes korrekt salgsdokument med riktig mva-behandling, kan det oppstå avvik, både hos selger og hos kjøper.
• Nordlys Eiendom kan ha satt opp feil grunnlag for eventuelt fradrag for inngående merverdiavgift.

Riktigere fremgangsmåte kunne vært at rådgiveren fra starten av fakturerte hvert selskap for sin del av arbeidet, med avtale og fakturamottaker som samsvarte med hvem som faktisk brukte tjenesten. Om og hvordan det skal gjøres i din virksomhet, bør du avklare med regnskapsfører eller revisor.

Faktura stilt til feil selskap

Et vanlig problem i konsern er at leverandørens faktura er stilt til feil konsernselskap. Fristelsen er da å rette opp ved å fakturere internt i etterkant. Det bør man ikke legge til grunn at fungerer. Konsernselskaper er egne rettssubjekter, og en intern omfakturering endrer ikke at leverandøren har solgt til en annen enn den som egentlig skulle vært kjøper.

Skatteetaten har uttalt at leverandøren i slike tilfeller må kunne utstede en kreditnota til feil mottaker og fakturere riktig kjøper. Det er altså leverandøren som må rydde opp, ikke de to konsernselskapene seg imellom. Det lønner seg derfor å kontrollere mottaker før avtalen inngås, og å reagere raskt når en faktura kommer til feil adressat. Hvilke formelle krav som stilles til kreditnota og ny faktura, finner du hos Skatteetaten.

Vanlige feil

• Å tro at «uten påslag» betyr «uten mva». Manglende fortjeneste avgjør ikke om det er en omsetning.
• Å kalle alt utlegg. Et reelt utlegg krever at du handler på vegne av den egentlige kjøperen, ikke at du bare har betalt først.
• Å la en intern fordeling erstatte salgsdokument. Et regneark med fordelingsnøkler er ikke det samme som en faktura med riktige opplysninger.
• Å behandle konsernet som én enhet. Hvert selskap er eget rettssubjekt, og hver enkelt transaksjon må vurderes for seg.
• Å rette feil mottaker ved intern omfakturering. Leverandøren må normalt kreditere og fakturere på nytt.
• Å ikke ha skriftlig avtale. Uten klare avtaler om hvem som kjøper hva, blir det vanskelig å dokumentere vurderingen i ettertid.
• Å la samme praksis gå år etter år uten gjennomgang. En feil som gjentas hver termin, blir større jo lenger den får ligge.

Sjekkliste

• Hvem er avtalepart overfor leverandøren, og står det på avtalen?
• Hvem er oppgitt som kjøper på leverandørens faktura?
• Er dette et reelt utlegg for en annen, eller kjøper vi i eget navn og leverer videre?
• Er det avklart hvem som bærer pris-, kreditt- og mangelsrisiko?
• Finnes det skriftlig avtale mellom selskapene om fordeling av kostnader?
• Er riktig juridisk navn og organisasjonsnummer brukt på fakturaen?
• Er mva-statusen til begge parter kjent?
• Er fakturaen stilt til riktig konsernselskap? Hvis ikke: be leverandøren kreditere og fakturere på nytt.
• Er salgsdokumentet utstedt med de opplysningene som kreves? Sjekk gjeldende regler hos Skatteetaten.
• Er praksisen gjennomgått av regnskapsfører eller revisor?

Slik bruker du Proffi

Mange feil ved viderefakturering skyldes at man fakturerer feil juridisk enhet. Her kan Proffi være et nyttig kontrollpunkt, men det erstatter ikke en faglig vurdering av selve transaksjonen.

• Kontroller mottaker på selskapssiden. Søk opp selskapet via søk og bekreft riktig juridisk navn og organisasjonsnummer før du sender faktura eller inngår avtale. Det gjelder særlig i konsern, der selskapene ofte har nesten likelydende navn.
• Se hvem som står bak. På selskapssiden kan du se roller og, der det er registrert, konserntilhørighet, slik at du får oversikt over hvilke selskaper som hører sammen.
• Sjekk motpartens status. Før du går inn i en avtale med felles innkjøp eller delt kostnad, kan du se om selskapet er under konkurs eller avvikling. Det er relevant for kredittrisikoen.
• Sammenlign og overvåk. Bruker du flere selskaper i samme struktur, kan du sammenligne dem på sammenlign og følge med på endringer via overvåking.

Hva som er riktig merverdiavgiftsbehandling, må du fortsatt avklare med regnskapsfører, revisor eller Skatteetaten.